Política para el Tratamiento de Datos Personales

PROGENY SAS identificado con NIT 900.834.428-2, en adelante NOVAFEM, con domicilio principal en la Calle 98 no.9ª-41 Of 402 de la ciudad de Bogotá, teléfono (1) 3598080, con correo electrónico institucional info@babynovaclinic.com, informa su política para el tratamiento de datos personales.

1. PROPÓSITO.

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales. Tiene los siguientes propósitos:

A. Garantizar que NOVAFEM como responsable de manejo de información personal, realice el tratamiento de la misma en cumplimiento de la normatividad aplicable.

B. Garantizar los derechos de los Titulares de la información.

2. RESPONSABLE.

PROGENY SAS identificado con NIT 900.834.428-2, con domicilio principal en la Calle 98 no.9ª-41 Of 402 de la ciudad de Bogotá, teléfono (1) 3598080, con correo electrónico institucional info@babynovaclinic.com.

3. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.

En desarrollo de su objeto social, NOVAFEM, realiza el Tratamiento de datos personales de sus pacientes, empleados, proveedores, clientes y usuarios de sus servicios, actividad que ejecuta directamente, o por parte de contratistas o mandatarios.

Al amparo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de NOVAFEM se limitará a aquellos datos personales necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se recolectarán datos personales sin autorización del Titular.

NOVAFEM mantiene la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales que NOVAFEM recoja a través de sus diferentes medios o canales serán usados para las actividades inherentes a su objeto social. Así mismo, la sociedad, podrá utilizar sus datos personales para ofrecerle y/o informarle, otros o servicios que directamente ofrece NOVAFEM. NOVAFEM podrá transferir sus datos personales a terceros, afiliados o filiales, de conformidad con su política de manejo de datos personales.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

A. Tratamiento de datos personales de Pacientes:

El tratamiento de datos personales de pacientes tiene por finalidad que NOVAFEM los contacte mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, para brindarles información, concertar citas, confirmar datos para envío de tratamientos y en general para desarrollar las acciones requeridas para la prestación de los servicios médicos y tratamientos sobre salud sexual masculina, así mismo para que en desarrollo de las consultas y demás servicios, el médico pueda realizar diagnósticos, tratamientos y demás procedimientos inherentes a los servicios de salud ofrecidos. Los datos de salud son considerados por la ley datos sensibles y por lo tanto el Titular no está en la obligación de suministrarlos.

B. Tratamiento de datos personales de empleados y ex empleados:

Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de NOVAFEM, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social en salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social en salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.

C. Tratamiento de datos personales de Proveedores:

Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de NOVAFEM, tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes o suministro de información que por mandato legal o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

D. Tratamiento de datos personales de Clientes y/o usuarios:

El Tratamiento de datos personales de Clientes, tiene el propósito de que NOVAFEM pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o suministro de información que por mandato legal o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

E. Tratamiento de datos de médicos, y demás profesionales de la salud:

El tratamiento de datos personales de médicos, y demás profesionales de la salud tiene como propósito que periódicamente sean contactados mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación, para brindar información acerca de temas de salud e información médica y científica. Así mismo, para la participación de proyectos adelantados para los estudios clínicos o aquellos que patrocine. El tratamiento de datos puede implicar la transferencia a terceros con los que NOVAFEM tenga acuerdos para realizar actividades de educación continuada y para el propósito de otorgar certificaciones de asistencia.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales suministrados a NOVAFEM como responsables del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al NOVAFEM salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por NOVAFEM, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 DE 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el NOVAFEM ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al correo.

a. Consultas: NOVAFEM debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.

b. Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a NOVAFEM el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al representante legal de NOVAFEM o al área encargada del Tratamiento, al correo electrónico: info@babynovaclinic.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, NOVAFEM requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. iv) El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

c. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a NOVAFEM la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política.

Si vencido el término legal respectivo, NOVAFEM no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

6. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

NOVAFEM sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos médicos, administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual NOVAFEM tiene la obligación de conservar los datos personales, NOVAFEM procederá a la supresión de los datos personales en su posesión.

NOVAFEM y los Encargados del Tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La presente política entra en vigencia a partir del 1º de junio de 2015.